作为一家专业从事会务服务的公司，在2020年初新冠肺炎疫情期间，由于全国封锁，人员不能任意流动，导致现场会议业务量大大缩水。公司决策层为了应对新的市场需求，适应新形势下会务服务的要求，决定产业转型，采用互联网技术，通过会务在线直播平台，实现全国异地同时在线会议的新模式，在2020年初与客户的协调磨合之中，发现远程视频会议具有以下优点：

（1）    节省了时间成本，提高效率。

疫情之前，某企业需要召开一次全国性的学术会议，我们不计确定召开之前的决策时间，光光从确定时间、地点、人员之后开始算起，主办方大约需要花费2个月左右的筹备时间，其中还有一些工作是分包给第三方服务公司完成的。其中需要完成的工作大致有如下一些：（1）邀请函的设计制作及送达（电子邀请函可通过微信、邮件、QQ等通讯手段完成）；（2）酒店的落实；（酒店交通是否方便?酒店星级是否合规？包括会场大小适合合适？住宿条件是否满足？用餐标准是否超标？会期与酒店档期是否冲突？等等等等，问题众多，需要一一沟通落实）；在酒店的选择上，主办方往往需要先期派员至酒店考察，落实细节。花费大量人力和金钱。（3）与参会者落实细节；这其中又包含以下若干问题：参会者是否有档期？参会者出行的交通方式？是否安排车辆接送？是否需要全程陪同？这里面还有会议VIP人员的参会问题，作为主办方更是重中之重，需要慎之又慎考虑更全面的问题。（4）会后跟踪；包括参会人员是否安全抵达原工作单位？需电话回访参会人员的感受。对于不同要求的会议，其实需要落实的事情远不止以上罗列的这几点，这一圈工作做下来，至少需要2-3人的团队协同作战，2个月内完成算是非常不错的。另外还有一点很重要，现场会议的变动性很大，百事通会务在某一次会务接待过程中曾经出现同一位参会人员前后改签、退票11次的情况，让人不胜其烦，是要把人逼疯的节奏。如果大会采用远程视频会议的形式，通过实践发现，会议前期的准备工作，一个人一周足以搞定。大大节省了会前的准备时间。其实不难发现，会前准备主要精力会浪费在酒店的甄选以及参会人员参会细节的落实过程中，而远程视频会议恰恰省去了这两个环节，所以能大大节省时间。

（2）    节省了经济成本，减少腐败和浪费。

无论会前会中会后，现场会议的细节落实过程中，势必会涉及人员的交通、食宿、通讯等费用。而远程视频会议不涉及酒店会场、住宿、参与、交通，所以大大节省了主办方的经济成本。另外，在实际办会的过程中，我们会发现，现场会议会造成很多的浪费。比如酒店住宿，酒店往往都是需要在会前落实房间数量，确保一个最低用房数量，但是往往实际会议中会出现订房数量远远大于参会人数所需房间数量，此时，酒店方式不愿意退费的，造成主办方在住宿问题上的浪费。还有一种情况是参会人数远远大于了预订的房间数，这就很尴尬了，参会者没有房间可住，只能就近找酒店安排住宿，给参会者不好的会议体验。这两种情况对于主办方都是不想看到的情况，但是又从来无法避免。在用餐问题上同样存在这个浪费或预估不足的情况。

（3）    摆脱了时空的限制。持续的雾霾天气、拥堵的交通路况、肆虐的新冠疫情，让人从心理上不愿在路上奔波，甚至为了自己和他人根本就不能在路上奔波不能聚集。远程视频会议系统基于网络运行，让人们能够足不出户的跨地域“面对面”沟通，人们可以随时随地轻松接入视频，从大型会议室、到桌面会议、到小巧的手机设备、到ipad文库，都可以远程进入会议，真正在没有雾霾、没有堵车、没有流感的安全愉悦的环境中、在大量节约时间、节约成本的高效中做到无处不沟通，无时不决策。

（4）    使会议流程和各环节标准化，满足了企业会议的合规要求。各行各业的大型会议都会受到上级主管部门甚至国家有关部门的监督检查，在会议合规上各个企业都很重视，不希望任何一个环节出现问题，但是现场会议某些环节可控性不强，面对不合理要求和诉求无法拒绝，这就给会议合规留下了很大的隐患，这也是会议主办方头疼的痛点。远程视频会议系统的运用可以节省政府及企业高额的差旅费用，并可以避免某些政府官员假借出差名义而产生的“舌尖上的浪费”、“车轮上的腐败”，使会议流程和各环节都能做到标准化，不存在特殊化，同时又避免了当面拒绝的尴尬。因此在企业会议合规上，远程视频会议系统的投入使用会使会议合规工作更规范、更轻松、更简单。