会务公司会务服务注意事项

      会务业务流程是指在会务服务整个过程中为了达到客户要求，符合相关财务预算，会务服务公司策划人员、执行人员依据的有控制的工作步骤和方法。具体来说包括会前策划、会中执行、会后总结。

会前策划

      客户要举办会议，通常首先能提供的信息无外乎参会人员数量、会议天数、酒店场地的星级标准、费用预算等这几项。当会务公司接到客户的咨询后，应该根据客户提供的信息进行进一步的挖掘客户的需求。比如对于参会人员的数量方面，可以进一步了解一下参会人员的年龄结构、参会人员的工作性质、参会人员的分布范围。了解到这些信息以后会务公司才能制定出有针对性的策划方案。再比如对于会议天数方面，通常客户告诉你的天数可能是真正在会场开会的时间，没有考虑到会议报到时间，更不会考虑到飞机航班、火车班次到达的时间，但是作为会务公司，参会人员报到的时间必须要计算在内，其次必须要充分注意到参会人员到达的情况，很有可能会出现航班、火车提前到达和延期返回的情况。弄清楚相关情况后，会务公司根据掌握的情况给客户推荐酒店、会场，必要时可带领客户到酒店实地考察。

      对于需要涉及飞机、火车的参会人员，会务公司在制定会务服务策划方案时要搜集参会代表的出行信息，及时查询航班、火车的班次信息，在确保有充足座位保障的情况下通知会议主办方及时购买车票、机票。如果存在机票、车票紧张或不能足够提供的情况，则要立即通知主办方及时更改行程车次。如果行程车票、机票是由会务公司负责，则在跟参会代表确认之后及时出票。参会代表到达机场、车站后会务公司安排车辆接送至会场的服务需要注意以下几点：（1）事先根据行程车票信息排出接站、接机司机，短信通知参会人员，必要时通知客户的陪同代表。（2）根据航班、车次抵达时间随时作出调整。在实际的操作中，接机车队是变化比较大的，飞机航班的准点率一直是个问题，导致会务公司接机人员、车队司机要根据实际航班的到达情况及时作出调整，这个环节是最烦心、也是最容易出问题的环节。笔者所在的会务公司曾经出现过参会代表在出发机场临时取消行程，但是忘记通知会务公司安排的接机人员，等飞机一落地，接机人员打电话联系后才知道参会人员取消了行程，司机已经到达机场，车队负责人及时作出决定，让到达机场的司机先在机场等待，同时，通知2小时后接机的司机取消行程，这样，很好的避免的司机的空驶，节约了会议主办方的成本。（3）客人到达酒店必须有会务公司服务人员在酒店大堂门外迎接，并引导至会议报到处办理报到手续，同时协助办理登记入住手续，分发资料，告知会场、餐厅位置和事情等。（4）会场服务主要是会前进行设备调试、会场布置、会中茶水、茶歇、资料发放、临时服务要求等。

会后总结

      会议结束后，会务公司应及时调查客户满意度，包括会议主办方、参会代表等，了解会议服务过程中存在的不足，组织参加会务服务的人员开会总结经验、分析得失，行程文字记录，作为公司档案存档，供今后随时调阅。