随着我国经济的高速增长，各行各业的会议也越开越多，会议规模也越来越大。

1、有必要召开那么多的会议吗？

        其实是有必要的。会议一定是有用，否则就没有人办会，也没有人来参会。单从全国做会务服务的公司不下1万家，而各大旅行社也纷纷成立会务部，专门承接会务服务业务。会议的作用有很多：包括学习、讨论、观点分享、社交、业务和激励等方面。培训会、观点分享会、讨论会、社交活动、业务对接以及一些群体激励活动等，举办小型会议，交流起来很方便，会议的目标也容易实现。在改革开放初期，或者经济相对不是很活跃的大形势下，行业组织和企业的影响力比较小，会议主要集中于政府部门，用于传达政策、布置任务等。但是随着我国进击的飞速发展，行业组织、学术团体以及企业的规模不断增大，信息的传达要求更快的速度、更广的宽度、跟深的认知度。虽然当下信息传播的渠道多种多样，速度也相对较快，但是传统的面对面的交流方式一直发挥着不可替代的作用。

2、会议规模越来越大有必要吗？

        开大会通常会带来很多人为的问题，比如交通堵塞等，还要盖大的场馆，改成小会多好。要回答这个问题，需要弄明白开大会的好处。大型会议已经超越了一般的会议概念，发展成了一个高层次的综合性平台。大会可以解决很多小型会议无法解决的问题：比如覆盖范围大型会议更广、传达的内容大型会议更多、呈现的手段大型会议跟丰富。大型会议可以举办附属的展览会、洽谈会、卫星会。可以集中邀请很多重量级的嘉宾，举办高层次的论坛，以及大型酒会及颁奖活动；可以根据参会群体的细分特点举办一系列专题研讨会、分享会、培训会、交流会、客户答谢会、推介会等；可以发布高质量的研究报告、发展指数等。

3、会务公司怎么样在会务服务中帮助客户节省开支？

        据不完全统计，2016年，我国万人以上的行业会议、企业会议及活动已有30个左右，这些超大型会议主要来自医药、IT、直销、快消等行业和领域。如果中国社会经济前进的步伐依然坚定的话，中国会议规模变大的趋势将不会停止，至少近十年八年是这样。那么作为专门为会务提供服务的公司怎么样在会务服务中帮助客户节省开支呢？

（1）与客户共享公司通过规模采购获得的折扣价格；

        会务公司在日程业务的开展过程中，与酒店、车队等第三方供应商往往有着良好的合作，会务公司通过规模化的采购往往能获得相对低廉的价格和跟优质的服务。会务公司的工作人员往往跟酒店各个部门都能很好的的沟通和协调，在一些细节方面能省出不少的费用。

（2）明晰的费用清单和专业的财务报表；

        在会务服务过程中，涉及的事项和人员众多，需要现场支付的情况时有发生，甚至有些项目是没有票据的。这就要求会务公司在会议召开之前细化工作分工，理清工作流程，对可能出现的状况作出充分的预判，并制定费用明细清单，在会议执行服务的过程中，对照清单，逐项落实，这样会减少额外的支出。在会议结束后，明晰的财务报表也是必不可少。财务有权利审核每一项支出，对不合理的支出要求写出情况说明。

（3）根据“行业平均损耗率”，优化方案降低成本；

        根据以往每个行业、类型、规模的会议作出预判可以模拟出每个行业、类型、规模会议的费用支出模型，从而测算行业平均损耗率，参照本次会议的要求制定预算。如损耗率过高，则说明此次会议的预算存在问题，必须及时作出调整。

（4）多种灵活的服务手段，最大限度地避免浪费；

        会议的要求是千篇一律的，但是达成会议的要求的服务手段却是多种多样的。比如在会务服务中有接送站的要求，会务公司可以根据航班、车次到达的具体时间先行制定接送计划，对10分钟内到达的客人，在征求客人意见不介意拼车的情况下，实行拼车接送。对于在接送过程中出现航班、车次晚点的情况下，要及时改变接送车辆的安排。再比如，在安排住宿的环节，一般会务公司往往会考虑同性拼房，但是不要忘记，客人的离开是有先后顺序的，如果不考虑入住和离开的时间，则会出现在会议未结束的时候有空床出现的状况。

        在会务服务中，有很多环节和细节都能帮助客户节省开支，笔者总结了以下几点供探讨：

（1）会场、酒店的选择：选择满足要求的非旅游名胜区的酒店；选择与公司有着长期合作和协议价格的酒店；

（2）提前出航空机票。在条件允许的情况下，尽可能早的与客户确定行程，这样机票上会节省开支。在发生机票改签的情况下，首先考虑改签同一航空公司的机票。

（3）接送机、站，时间在15分钟内的安排拼车。另外根据同时抵达人数安排车型，避免增加出车趟数。

（4）分房也能节省开支。公司在分房时会充分考虑入住人员性别、入住时间、退房时间、房型要求等因素，充分拼房，避免空床。做到节省开支。

（5）收集每次会议的宣传资料、易拉宝、展示品等，以备下次会议能用的继续使用，从而节省图文制作费用。