无锡百事通会务有限公司是一家专业从事会务、活动的策划与落地执行的服务性公司。主营会议活动策划，展览展示场地搭建，企业年会、庆典、新品发布操办，礼仪、翻译、摄影摄像服务，灯光音响、投票系统设备租赁，会场、酒店预订，会务用车服务。

公司依托多年从事会务、旅游行业积累的经验和资源，坚持“诚信经营、微笑服务”的经营理念，秉承“专业、创新、合作、共赢”的价值观，努力打造“诚心、放心、舒心”的“悦会务”服务品牌。公司成立至今，已承办上百场超百人大型会议，涉及政府部门会议、（医药、金融投资、教育等）行业会议、庆典活动、展览展示、企业年会、产品发布、商务考察等活动。近两年来，公司业绩保持着良好的增长势头，服务品质得到了客户的一致认可。

无锡百事通会务有限公司依据多年实际操作经验，总结如下办会经验：

要想完美办好一次会议，必须做到以下几点：

一、周密安排前期准备工作

1、根据会议客人情况，制定周密会议安排。包括会议人数、姓名、性别、职务、民族特点、抵达离开方式和时间、活动内容及要求等。

2、指定会议总负责人:负责总揽全局和协调工作，处理客人提出的突发要求，协调处理会议过程中出现的突发状况。

3、接待团队:根据工作量分为若干工作小组或指派若干人员负责，明确工作分工，如接站、报到、住宿、用餐、用车、会场布置、茶歇、外联、会场服务、音视频调试等。

4、会议指南：一般包括欢迎词、日程安排、住房分配、用餐酒店地址、电话、乘车集合地点、时间、会务组联系方式，总负责人联系方式、服务指南、会议附属（旅游、考察）负责人。以上内容同程利用微信、短信、易拉宝等方式展示。

5、接站人员：根据实际情况安排一对一或者多对一接待，要提前明确接站人员的任务。重要嘉宾（VIP）要安排相应级别人员接站。接站人员要提前熟悉车站、机场环境，摸清出口和停车场具体位置及线路，掌握客人抵达的车次、航班时间，尤其要注意航班的变化信息，随时做出调整，通知司机作出相应调整。尤其注意关照司机提前打开空调做好迎接准备。

6、会场布置：提前预定会场，准备会议材料、桌花、桌牌、热水、矿泉水、茶叶、纸杯、咖啡、点心、水果、笔、本、电脑及多媒体设备、话筒、背板、横幅等。尤其注意茶歇必须以方便食用为原则。

7、用餐准备：提前预定用餐房间、菜单、酒水，准备餐签，确定陪同人员。需要提前了解客人用餐习惯，尤其是少数民族地区和外宾来访。

8、住宿准备：提前预定房间，房间尽量要集中在同一层楼面，检查房间设施、网络、摆放晚安卡。

9、用车准备：提前安排用车，准备、补充车上所需物品，及时反馈行程，提前通知预留车位、安排专人引导。

10、其他准备：需要安排摄影摄像的需要提前联系好。

二、精心组织接待工作

1、接站、接机工作

接站接机人员要提前与客人沟通，及时掌握航班、车次抵达情况，通知司机提前打开车内空调，做好接待准备。同时还需要与会务组保持联系，随时报告客人抵达情况。关照接待组做好接待准备。

乘车时，接待人员要待客开门，下车时，要主动为领队开门。注意客人的座次安排：一般情况，重要客人应安排在后排靠右，次重要客人安排在司机背后的位置，接待人员在副驾驶位置。

2、报到

办理报道手续，发放会议材料、礼品、房卡

VIP抵达时，需咨询主办方是否需要领导到场迎候。

报到处应定时汇总报到情况，及时与相关工作小组沟通。

3、客人入住

客人入住须有引导员引导进入电梯，如VIP需带至客房，在此过程中，需帮助客人拿取行李。

4、用餐

用餐负责人提前到达现场，检查宴会场布置情况，排好餐签。并关照餐厅服务人员，做好走菜准备。

5、会场服务

会前准备：提前打开音视频设备，并调试妥当。关照会场服务员做好茶水供应和茶歇准备。布置茶歇场地。

会后做好撤离工作，让VIP先行撤离，引导客人到电梯口。

如果需要合影需告知合影地点，安排座位。

三、难点和重点

l 工作分工要详细、明确

l 要确认准确参会人员，尤其是主席台领队或有发言任务的嘉宾

l 细节考虑要周全

l 沟通协调要及时

l 处理突发事件要有相应对策

l 对客人的要求要尽量满足

四、对会务服务团队的要求

Ø 要有“统揽全局、协调各方”的能力

Ø 要有“反应敏捷、快速应变”的能力

Ø 要有“严谨细致、一丝不苟”的作风

Ø 要有“团结协作、合作共事”的意识